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秘書代行サービスに夜間の電話応対をお任せ

マンションの管理会社を経営してから数年経つが、最近では特に夜間にもかかわらずマンションの空室確認や住人からの騒音の苦情といった電話対応に追われてしまい困っています。

このような電話は毎日かかってくるわけではないが、電話があったその日には対応と処理をしないといけないため、当日に行うべきさまざまな業務が後回しになってしまい、ほかのすべての業務が後ろ倒しになってしまっている。

このような状況を回避するためにも人を雇いたいのはやまやまだが、夜間の電話対応を専門にする人を新たに雇うのは経費がかかりすぎてしまう。なにか良い方法はないかと思いインターネットでいろいろ調べてみると、秘書代行サービスというものを見つけました。

秘書代行サービスのシステムはシンプルで分かりやすく、自社の事務所にかかってきた電話を秘書代行サービスの事務所に転送し、プロのオペレーターが対応してくれるという画期的なシステムになっている。

よくある自動転送とは違って転送することを相手に知らせるアナウンスが流れることもないため、先方には自社の事務員と話しているイメージを与えることができる。また、電話を転送する際もプッシュ操作で簡単にできるようなので、必要に応じて使用するというシステムだ。

場合によっては、社内の内線電話のように自分の携帯電話に直接つなぐことも可能というから、先方と当方の状況に合わせた利用が可能なようだ。

もちろん、先方の会社名や氏名、連絡先や要件といった必要なことはすべて確認してくれる。対応方法も当方の希望する内容をあらかじめ伝え、その打ち合わせに基づいて行ってくれる。

そして、オペレーターが受けた電話の内容はすぐに携帯電話などのメールで連絡が入るので、あとから確認することもできる。オペレーターから伝えられた内容を確認し必要があればこちらから先方へ連絡を入れることもできるので、先方が受ける印象も良く用件もスピーディーに済ませることが可能になる。

状況に合わせた的確な電話対応ができるプロのオペレーターが自社の事務員のような対応をしてくれるので信用にもつながり、業者との打ち合わせやマンションの見回りといった外出時でも時間を気にすることなく仕事ができるようになる。

秘書代行サービスを利用することで、繁忙時には自分の仕事に専念することもができるうえ経費をかけすぎることなく、業務上だけではなく心的負担も減らすことができそうだ。

秘書代行サービスの詳細を見てみると、平日に限らず土日や祝日、営業時間外なども自社のスタイルに合わせて柔軟な対応が可能で、料金システムは定額制と従量課金制の2つのパターンがあるようだ。

定額制はかかってきた電話の本数にかかわらず月に一定の利用料金がかかるのに対し、従量課金制はかかってくる電話の本数によって料金が決まるようになっている。

毎日のようにたくさんの電話がかかってくる会社では定額制を利用するのが得なようだが、自分の場合はある程度の回数を利用する程度なので、利用した回数で料金が決まる従量課金制のほうが向いているといえるだろう。当社のように必要な時だけ利用したいというところに最適なシステムになっているため、リーズナブルな経費で24時間365日の対応を任せられそうだ。

柔軟なシステム内容、経費削減、的確な電話対応が約束されたオペレーターの在籍など、私の希望すべてが揃っていることが分かり、秘書代行サービスの従量課金制を選ぶことにしました。